18 января 2019
Архив в движении
Архив в постоянном движении
На 01.01.2019 г. в архивном отделе администрации Нижнеилимского муниципального района находится на хранении 184 фонда, из них 102 фонда управленческой документации, 79 фондов на документы по личному составу, 1 семейный фонд, 1 фотофонд, 1 фонд научно-технической документации.
Архивисты обеспечивают сохранность 47812 дел, из них 1628 дел государственной собственности, 29551 дело областной собственности, 9597 дел муниципальной собственности и 7036 дел негосударственной формы собственности.
Занимаемая архивным отделом площадь неизменна с 2010 года - 325 кв. метров, 1092 погонных метров железных стеллажей.
За 2018 год приоритетными направлениями в работе были:
- исполнение запросов граждан, органов государственной власти и местного самоуправления в установленные законодательством сроки во взаимодействии с отделениями УПФ РФ;
- продолжение оцифровки и представления в свободном доступе в сети Интернет наиболее востребованных комплексов исторических источников для удовлетворения потребностей общества в ретроспективной архивной информации, а также реализации прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в документах;
- осуществление комплекса работ, направленных на 100% упорядочение документов в организациях, по обеспечению сохранности и приему на хранение документов по личному составу ликвидированных организаций;
- выполнение мер по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов хранения документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов) и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату;
- ведение системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ на основе программного комплекса «Архивный фонд».
Прошедший год, по-прежнему, был напряженным: всего за 2018 год исполнено по документам архива 1896 запросов, просмотрено 7450 дел при исполнении, прием документов составил 840 дел; утверждено на ЭПК архивного агентства Иркутской области 1190 дел; проведены проверки наличия и состояния фондов на 1910 дел; проведена переработка фонда в связи с приемом документов на 1123 дела; переведено в электронный формат и размещено в «Электронном читальном зале» 1334 листа документов.
Одной из основных задач, стоящих ежедневно на контроле в архиве – это исполнение в срок запросов социально-правового характера. Хочется отметить, что данная работа занимает большую часть времени по использованию документов. Из 1896 запросов основную часть составили запросы о выборке заработной платы, в связи с тем, что граждане передают на перерасчет пенсии, надеясь на её увеличение. Выдано 1254 копий архивных документов, исполнено 104 тематических запроса на выдачу копий нормативных документов.
За 2018 год приняты документы от 41 организации. Все документы закартонированы, внесены изменения в учетную документацию.
На территории Нижнеилимского района осуществляли деятельность 3 лесхоза:
- ОГАУ «Игирминский лесхоз»;
- ОГАУ «Рудногорский лесхоз»;
- ОГАУ «Шестаковский лесхоз».
В связи с реорганизацией областного государственного автономного учреждения «Лесхоз Иркутской области» в форме присоединения к нему лесхозов области, вышеуказанным учреждениям оказывалась организационно-методическая и консультационная помощь по вопросам проведения экспертизы ценности, упорядочения, сохранности документов по личному составу и других документов, образовавшихся в процессе их деятельности, а также методическая помощь в описании документов и составлении исторических справок. Согласование описей дел по личному составу ЭПК архивного агентства Иркутской области и прием документов лесхозов с года их образования и до момента реорганизации запланировано на 2019 год.
В течение 2018 года на территории Нижнеилимского района было выявлено 9 организаций, прекративших деятельность:
- ООО «СибЛес»
- ООО «КУК ЖКХ-2»
- ООО «Техноком»
- МУП «Горхоз»
- ООО «Охранное агентство «Авакс-Илим»
- МУП «УК Спектр»
- ЗАО «ЛДК Игирма»
- ООО «Ист-Форест»
- ООО «Коршуновстрой-дело»
В отношении 7 организаций введена процедура банкротства, назначены ликвидаторы (конкурсные управляющие). Главным специалистом архивного отдела был налажен контакт с бывшими руководителями, конкурсными управляющими и работниками, ответственными за архив данных организаций. Оказана методическая и практическая помощь в проведении экспертизы ценности и упорядочения документов по личному составу.
В результате проделанной работы документы 3 организаций приняты на хранение в архивный отдел: ООО «Коршуновстрой-дело»; ООО «Ист-Форест»; ООО «СибЛес».
Документы 4 организаций упорядочены, ведется работа по их описанию: МУП «Горхоз»; ООО «ЖЭУ Химки»; ООО «КУК ЖКХ-2»; ООО «Техноком».
В остальных организациях ведется работа по упорядочению документов по личному составу для последующей передачи на хранение в архивный отдел.
С каждым годом всё заметнее становится роль архивного отдела как учетно-консультационного центра. Архивисты оказывают организациям методическую помощь в ведении делопроизводства и архива ответственным за архив, самим конкурсным управляющим. В 2018 году зав. отделом разработаны рекомендации по упорядочению документов в архивах организаций. Рекомендации внедрены в работу.
В 2018 году ежемесячно проводился мониторинг информации, размещенной на web-странице «Муниципальный архив»:
- размещен список фондов, состав архивных коллекций;
- размещена информация о принятых в 2018 г. документах ликвидированных организаций;
- опубликована электронная выставка на тему «На дне водохранилища…» по документам фондов №№ Р-30, Фотофонд.
В 2018 году на web-страницу «Муниципальный архив» было 1463 посещения.
Отдельно бы хотелось отметить, что 2018 год был юбилейный для работников архивной отрасли – год 100-летия Государственной архивной службы. Все сотрудники были отмечены благодарственными письмами архивного агентства Иркутской области.
Архив – это уже давно не склад «старых, ненужных и пыльных документов», он является основным хранителем информации, как города, так и района.
Зав. архивным отделом О.О. Кияница